DOKUMENTACJA PRACOWNICZA - prawidłowe zasady prowadzenia, stanowiska MPiPS oraz PIP oraz praktyczne wzory dokumentów

Prowadzenie dokumentacji personalnej ciągle budzi wątpliwości. Tymczasem są to podstawowe dokumenty, które bada inspektor pracy podczas kontroli PIP lub audytor. Zasady prowadzenia dokumentów wciąż się zmieniają, a w firmach ulegają usprawnieniu i zostają spisane w formie procedur. Nie zawsze jednak uwzględniają one obowiązujące przepisy prawa. Na szkoleniu odpowiemy na wszystkie pytania związane z tą tematyką. Podczas szkolenia omówione zostaną zmiany w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

DOKUMENTACJA PRACOWNICZA - prawidłowe zasady prowadzenia, stanowiska MPiPS oraz PIP oraz praktyczne wzory dokumentów

Prowadzenie dokumentacji personalnej ciągle budzi wątpliwości. Tymczasem są to podstawowe dokumenty, które bada inspektor pracy podczas kontroli PIP lub audytor. Zasady prowadzenia dokumentów wciąż się zmieniają ,a w firmach ulegają usprawnieniu i zostają spisane w formie procedur. Nie zawsze jednak uwzględniają one obowiązujące przepisy prawa. Na szkoleniu odpowiemy na wszystkie pytania związane z tą tematyką. Podczas szkolenia omówione zostaną zmiany w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Program:

1. Zasady gromadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej:

• Dane, których podania pracodawca może wymagać od osoby ubiegającej się
  o zatrudnienie oraz od pracownika (zapoznanie z opiniami Głównego Inspektoratu Ochrony Danych Osobowych w tej sprawie).
• Ochrona danych osobowych w związku z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej (obowiązki pracodawcy jako administratora danych wobec pracowników przetwarzających dane innych osób, w tym: nadanie upoważnienia do przetwarzania danych – omówienie wzoru upoważnienia, zasady prowadzenia ewidencji takich osób, nadanie identyfikatora; możliwość powierzenia przechowywania dokumentacji innemu podmiotowi np.: biuru rachunkowemu – wzór umowy przechowania, opinie GIODO, projektowane zmiany w ustawie o ochronie danych osobowych).
• Zasady przechowywania dokumentacji (okres przechowywania, wybór miejsca przechowywania, postępowanie z dokumentacją pracowniczą w przypadku upadłości bądź likwidacji pracodawcy).

2. Akta osobowe pracowników:

• Dokumenty gromadzone w części A, w związku z ubieganiem się o zatrudnienie – przykładowe wzory dokumentów z omówieniem; w tym wzór kwestionariusza dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie, dokumenty od osoby zatrudnionej poprzednio u zagranicznego pracodawcy, kwestia tłumaczenia dokumentów, oświadczenie od osoby wyznającej inną religię)
• Dokumenty gromadzone w części B – dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia – w tym:

- omówienie błędów najczęściej popełnianych w treści umowy o pracę (w zakresie określenia miejsca wykonywania pracy, poufności wynagrodzenia itp., związek między zakresem czynności a treścią umowy o pracę),

- omówienie wzorów dokumentów związanych z informowaniem pracowników (w tym informacja z art. 29 § 3 k.p., możliwość wprowadzania konkretnych praktycznych zapisów),

- dokumenty tworzone w związku z powierzeniem mienia pracownikowi, ich charakter prawny,

- umowy szkoleniowe związane z podnoszeniem kwalifikacji przez pracownika (jak prawidłowo sporządzić umowę szkoleniową, jakie praktyczne zapisy warto do niej wprowadzić, jakich zapisów nie wolno umieszczać w umowach szkoleniowych, umowa szkoleniowa dla radcy prawnego i pracownika – doktoranta, w jakim kierunku można zmodyfikować umowę szkoleniową pracownika, który zaczął się kształcić przez 16 lipca br., jaką umowę można zawrzeć z pracownikiem, który rozpoczął naukę bez wiedzy pracodawcy),

-  porozumienie na podstawie art. 103 (6) k.p. – zasady prawidłowego sporządzenia, co warto i wolno w nim zapisać, jakich zapisów unikać,

- dokumenty gromadzone w związku z korzystaniem przez pracowników z uprawnień rodzicielskich,

- kary porządkowe – w tym zasady usuwania z akt osobowych informacji o ukaraniu pracownika.

• Dokumenty gromadzone w części C - związane z ustaniem zatrudnienia, w tym:

- przykładowy wzór zapisów dotyczących przyczyny wypowiedzenia czy rozwiązania umowy o pracę,

- zasady prawidłowego wypełnienia świadectwa pracy (przykładowe zapisy, gdzie zapisać informację o wykorzystaniu przez pracownika urlopu ojcowskiego ),

- zasady prawidłowego sprostowania świadectwa pracy (kiedy wydaje się nowe świadectwo, kiedy w świadectwie robi się adnotację),

3. Zasady prowadzenia kart ewidencji czasu pracy, w tym :

• najczęściej popełniane błędy w zakresie prowadzenia ewidencji,
• dokumentacja dyżuru,
• zakres ewidencji dla kadry zarządzającej, pracowników z zadaniowym czasem pracy i otrzymujących ryczałt za pracę w porze nocnej i godzinach nadliczbowych,
• przykładowy wzór ewidencji czasu pracy.